¿COMO SE SOPORTA LA PROVISION DE CARTERA DE DUDOSO O DIFICIL COBRO?

Todas las operaciones contables por regla general deben estar soportadas con documento idóneo. La mayoría de las transacciones cuenta con un documento que las respalda; por ejemplo, las compras se soportan con una factura y los depósitos con una consignación; sin embargo, en algunas entidades, las estimaciones contables como la depreciación de PPYE, las amortizaciones de intangibles o el deterioro de cartera, no se respaldan con documento soporte.

Para efectos de NIIF el soporte no es fundamental, pero para efectos legales si

Si bien es cierto, para efectos de NIIF prima la esencia financiera sobre la forma, la contabilidad no deja de ser un medio de prueba legal (Art 8 y 10 Anexo 6 Dec. 1625 de 2015); por lo tanto, es importante que todas las operaciones, incluyendo las estimaciones contables deben ser soportadas documentalmente.

Responsabilidad de la administración y del contador

La responsabilidad de emitir estados financieros y llevar la contabilidad soporte es de la administración de la entidad y también del contador público que esta designe según lo contemplado en el Art 37 de la ley 222 del 95. Una decisión que afecte los estados financieros de la entidad, como lo es deteriorar la cartera, debe ser asumida por ambas partes.

Acta de comité contable

Lo que recomendamos, es levantar un acta de comité contable, donde conste toda la información que se analizó y que llevo a la entidad a categorizar la cartera como de difícil cobro o deuda manifiestamente perdida (facturas vencidas, gestión de cobro, incumplimientos, etc), el porcentaje que se estima irrecuperable (deterioro real sin limites), el concepto de deducción (Provisión de cartera de difícil cobro – Art 145 ET  o deuda manifiestamente perdida Art 146 ET), el método de provisión de cartera fiscal que el contribuyente eligió (método individual o general), y el cálculo del deterioro de valor tanto para contabilidad bajo NIIF como para la deducción en renta.

Si en la empresa no existe la cultura del comité contable o por ausencia u otro motivo el gerente no puede firmar, otra alternativa es enviar un correo electrónico donde se mencione esta información y solicitar el visto bueno de la gerencia en respuesta.