CUATRO ERRORES COMUNES AL PREPARAR LA INFORMACIÓN EXÓGENA.
Al elaborar y presentar la información exógena pueden cometerse diferentes errores, algunos de ellos por la cantidad de información manejada y otros por desconocimiento de la norma.
Es por ello que, en esta oportunidad, queremos mencionarle cuatro errores a evitar al elaborar y presentar la información exógena del año gravable 2021.
1. Guiarse por el micrositio de la DIAN sin revisar la norma
En el micrositio de la DIAN de información exógena se mencionan los formatos que deben presentar las personas que no superan el tope de ingresos pero que sí están obligados a suministrar la información exógena por tener la calidad de agentes de retención en la fuente. Dentro de estos formatos no se menciona el formato 1010, lo cual podría llevar a concluir que no debería presentarse.
No obstante, al revisar el artículo 16 de la resolución 098 de 2020, se menciona dentro de los obligados a reportar el formato 1010 a las personas que cumplen con el literal f) del artículo 1 de la resolución 098 de 2020. Por lo tanto, las personas jurídicas que están obligadas a suministrar la información exógena por el simple hecho de ser agentes de retención en la fuente, sí están obligadas a reportar el formato 1010 donde se informan a los socios, accionistas, comuneros, cooperados y/o asociados.
De lo anterior se evidencia que, es un error tomar decisiones sin revisar primero lo establecido en la norma tributaria.
2. Agentes de retención que no reportan exógena por no tener retenciones.
A veces se piensa erradamente que, si una persona tiene la calidad de agente de retención en la fuente, pero no practicó ninguna retención en la fuente ni ninguna autorretención, no está obligada a presentar la información exógena.
Cabe advertir que, según el literal f del artículo 1 de la resolución 098 de 2020, estarán obligados a suministrar la información exógena:
“Las personas naturales y sus asimiladas, las personas jurídicas y sus asimiladas, entidades públicas y privadas, y demás obligados a practicar retenciones y autorretenciones en la fuente a título del impuesto sobre la renta, impuesto sobre las ventas (IVA) y Timbre, durante el año gravable 2021.”
Nótese que el literal f no hace referencia a que se haya practicado retención en la fuente, lo que sí establece como condición para estar obligado a presentar la información exógena es que se trate de sujetos “obligados a practicar retenciones y autorretenciones en la fuente”.
En el año 2020, la DIAN confirmó esta interpretación mediante el concepto 887 de julio 8 de 2020 al señalar que:
“En consecuencia, las personas jurídicas tienen la obligación de suministrar información exógena del año gravable 2019, aun cuando no hayan practicado retenciones en la fuente.”
3. No actualizar el RUT con la responsabilidad 014.
Es importante mencionar que, si no se actualiza el RUT dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización, la DIAN podrá imponer la sanción contemplada en el numeral 3 del artículo 658 del Estatuto Tributario, así:
“3. Sanción por no actualizar la información dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización, por parte de las personas o entidades inscritas en el Registro Unico Tributario, RUT.
Se impondrá una multa equivalente a una (1) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información. (…)”.
4. Reportar la información en la empresa equivocada.
En algunas ocasiones se presentan formatos de información exógena en cabeza de la empresa equivocada.
Esto puede pasar porque se ingresa con el usuario de una persona, pero al momento de subir el archivo XML se adjunta el formato de otra persona.
Por lo tanto, es importante revisar que el formato presentado sí corresponda al de la persona obligada a suministrar la información.
Fuente: Resolución DIAN 098 de octubre 28 de 2020, modificada por la resolución 147 de 2021; concepto 887 de julio 8 de 2020.
