NO EXISTE OBLIGACIÓN DE FACTURAR EL REEMBOLSO DE COSTOS Y GASTOS EN CONTRATOS DE MANDATO

En los contratos de mandato la persona que actúa en calidad de mandante encarga la gestión de un negocio a otra persona que actúa en calidad de mandatario.

El mandatario será la persona obligada a facturar la venta de bienes y la prestación de servicios en la ejecución del contrato de mandato.

También, el mandatario puede incurrir en costos y gastos en desarrollo del contrato de mandato. Estos gastos no son gastos propios y el mandatario deberá certificar estos costos y gastos al mandante para que pueda tomárselos en la declaración de renta.

Lo anterior considerando que, los proveedores emiten las facturas a nombre del mandatario y no del mandante. Es por eso que en el el inciso segundo del artículo 1.6.1.4.9 del DUR 1625 de 2016 se estableció que:

“Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de estos, la cual debe ser firmada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia.”

No existe obligación de facturar reembolso de costos y gastos

Aunque el mandatario deberá certificar los costos, gastos e impuestos descontables que le corresponden al mandante, no tiene obligación de facturar el reembolso de costos y gastos que recibe de parte del mandante, tal y como lo señaló la DIAN en el concepto unificado de facturación electrónica 0106 de agosto 19 de 2022:

“…si el mandatario realizó pagos por cuenta del mandante, el posterior reintegro de gastos del mandante al mandatario para saldar dichas obligaciones del contrato de mandato no será objeto de facturación entre ellos. Lo anterior, debido a que obedecen a un mero reembolso de gastos que en ningún momento implica la venta de bienes o prestación de servicios entre las partes.”

De esta manera, no existe obligación de facturar el reembolso de costos y gastos, pero el mandatario sí deberá facturar el honorario o comisión que recibe por la gestión realizada.

Fuente: Artículo 1.6.1.4.9 del DUR 1625 de 2016; concepto unificado DIAN 0106 de agosto 19 de 2022.