¿QUÉ REQUISITOS DEBO CUMPLIR PARA LA DEDUCCIÓN DE COSTOS Y DEDUCCIONES?
Los costos y gastos deberán cumplir varios requisitos de la norma tributaria para su deducción en la declaración de renta.
En esta oportunidad, veremos algunos de los requisitos que deberán cumplirse para la procedencia de costos y gastos en la declaración de renta, así:
Tener relación de causalidad, necesidad y proporcionalidad con la actividad productora de renta.
En el artículo 107 del Estatuto Tributario se exige como requisitos para la deducción de las expensas que tengan relación de causalidad, necesidad y proporcionalidad con la actividad productora de renta del contribuyente. Por ejemplo, el gasto del impuesto predial de las oficinas donde se vende la mercancía es deducible porque tiene relación de causalidad con la actividad productora de renta; diferente sería el impuesto predial de una casa para que viva un familiar de uno de los accionistas.
Estar soportado en facturas electrónicas.
De conformidad con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario y en concordancia con la resolución DIAN 042 de 2020, para su procedencia como deducción en la declaración de renta, los costos y gastos deben estar debidamente soportados en facturas electrónicas y/o documentos equivalentes. Es importante mencionar que los costos y gastos soportados con tiquetes POS no son deducibles en la declaración de renta.
Estar soportado con el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a facturar.
Cuando se adquieran bienes y/o servicios de personas que no están obligadas a facturar, para que proceda la deducción, el costo o gasto deberá estar soportado con el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligadas a facturar. Ver el artículo 55 de la resolución DIAN 042 de 2020, aplicable al año gravable 2021.
Tener la consignación de las retenciones en la fuente practicadas.
En el artículo 177 del Estatuto Tributario se previó que, “no serán procedentes los costos o deducciones respecto de los cuales no se cumpla con la obligación señalada en artículo 632.” y en el numeral 3 del artículo 632 del Estatuto Tributario se estableció que los contribuyentes deberán conservar “La prueba de la consignación de las retenciones en la fuente practicadas en su calidad de agente retenedor.”
Por lo tanto, de no conservar la prueba de la consignación de las retenciones en la fuente practicadas, la DIAN podría rechazar los correspondientes costos y gastos.
Realizar el pago utilizando medios de pago electrónicos.
De conformidad con el artículo 771-5 del Estatuto Tributario, “Para efectos de su reconocimiento fiscal como costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables, los pagos que efectúen los contribuyentes o responsables deberán realizarse mediante alguno de los siguientes medios de pago: Depósitos en cuentas bancarias, giros o transferencias bancarias, cheques girados al primer beneficiario, tarjetas de crédito, tarjetas débito u otro tipo de tarjetas o bonos que sirvan como medios de pago en la forma y condiciones que autorice el Gobierno nacional.”
Cuando el contribuyente no cumpla con la norma anterior, los costos y gastos que haya pagado en efectivo quedarán sometidos a las limitaciones previstas en los parágrafos 1 y 2 del artículo 771-5 del Estatuto Tributario.
Nota: Para la deducción de otros costos y gastos es necesario cumplir otros requisitos adicionales. Por ejemplo, control del aporte a seguridad social en pagos de honorarios a personas naturales; Nómina electrónica para la deducción de gastos laborales; entre otros.
Fuente: Artículos 107, 177, 632, 771-2 y 771-5 del Estatuto Tributario; artículo 55 de la resolución DIAN 042 de 2020.
